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Digitale Mitgliederversammlung

Digitale Mitgliederversammlung und andere Möglichkeiten für Vereine

Auch für unsere Mitgliedsverbände ist und war die Pandemie eine Herausforderung. Viele Vereine musste im letzten Jahr ihre Mitgliederversammlungen und damit verbunden teilweise auch die Vorstandswahlen verschieben. Auch für 2021 ist derzeit noch nicht klar, ob die Veranstaltungen wie gewohnt als Präsenzveranstaltungen durchgeführt werden können. Der Gesetzgeber hat jedoch den Vereinen eine Reihe von Möglichkeiten eingeräumt, den Regelungen gerecht zu werden um dennoch rechtssicher zu agieren. Die - wenn auch teilweise für RLP unklar formulierten - Verbote von Versammlungen trafen auch Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen im Jahr 2020. Auch zu Beginn des Jahres 2021 ist es nicht absehbar, wann wieder Präsenzversammlungen stattfinden können. Da stellt sich die Frage, wie mit den Mitgliederversammlungen - gerade auch wenn Wahlen anstehen - umgegangen werden kann, damit die Arbeit in den Vereinen so weit wie möglich rechtssicher weitergehen kann. Der Gesetzgeber hat hierzu bereits Regelungen getroffen, die helfen können, Rechtssicherheit zu erlangen.

Grundlagen

Die Grundlage dafür, wie Vereine zu führen sind, sind die §§ 21-77a des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) und die Vereinssatzung. Diese muss im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen und den Vorgaben der Finanzverwaltung stehen. Das Bundesfinanzministeriums stellt zusätzlich regelmäßig Informationen zur Verfügung, die für Vereine bindend sind. In einigen Bereichen kann die Satzung des Vereins vom Gesetzestext abweichende Regelungen enthalten (§40 BGB). Enthalten Satzungen keine spezifischen Regelungen, gilt die Formulierung des BGB. Zur Anerkennung des Vereins beim zuständigen Registergericht und dem Finanzamt muss die Satzung den aktuellen gesetzlichen Regelungen entsprechen.

Viele Satzungen sehen vor, dass in einem bestimmten Zeitraum Mitgliederversammlungen stattfinden müssen, in welchem Turnus der Vorstand gewählt wird und welche weiteren Aufgaben die Mitgliederversammlung zu erfüllen hat. In der Regel enthalten sind (was nicht gesetzlich vorgeschrieben ist) die Entlastung des Vorstands, Abstimmungen über größere Ausgaben oder Verträge mit Dritten und weiteres. Überall dort, wo die Satzung die Entscheidung der Mitgliederversammlung voraussetzt, ist das vom Vorstand auch zwingend einzuhalten. Ohne Mitgliederversammlung können also in wichtigen Bereichen dem Vorstand mitunter die Hände gebunden sein. Was also passiert, wenn keine Mitgliederversammlung durchgeführt werden kann?

Im Normalfall gibt es hierfür nach dem BGB (§32 (2)) nur eine Möglichkeit. Es kann von der Durchführung einer Mitgliederversammlung nur dann abgesehen werden, wenn ALLE Mitglieder ihre Zustimmung zu einem Beschluss schriftlich erklären. Der Vorstand müsste also alle Mitglieder anschreiben und um Zustimmung zu den Beschlussvorlagen bitten. Gültigkeit hätte der Beschluss dann nur, wenn sich 100% aller Mitglieder zurückmelden und die Zustimmung erklären. Schon eine einzige Enthaltung oder fehlende Rückmeldung bedeutet dann, dass der Beschluss nicht zustande gekommen ist. Für die allermeisten Vereine dürfte diese Hürde nicht zu überwinden sein.

Was also passiert, wenn der Vorstand nicht entlastet wird, wenn keine Wahlen durchgeführt werden können und Haushalt und/oder Wirtschaftsplan nicht von der MV beschlossen werden können?

Die Regelungen

Diese Probleme hat auch der Gesetzgeber erkannt und durch das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz-, und Strafverfahrensrecht“ (Corona-Abmilderungsgesetz) die Grundlagen verändert. Es trat am 27. März 2020 in Kraft. Zunächst befristet bis 31.12.2020 wurden die Regelungen im Oktober bis Ende 2021 verlängert. Hierin sind auch Regelungen für Vereine enthalten. Die letzte Fassung der Regelungen vom 17.12.2020 sieht für Vereine und Stiftungen wie folgt aus:

§ 5 Vereine und Stiftungen

(1) Ein Vorstandsmitglied eines Vereins oder einer Stiftung bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt.

(2) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigungen in der Satzung vorsehen, dass Vereinsmitglieder

\1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen, und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können oder müssen,

\2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abgeben können.

(2a) Abweichend von § 36 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist der Vorstand nicht verpflichtet, die in der Satzung vorgesehene ordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, solange die Mitglieder sich nicht an einem Ort versammeln dürfen und die Durchführung der Mitgliedersammlung im Wege der elektronischen Kommunikation für den Verein oder die Vereinsmitglieder nicht zumutbar ist.

(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

(3a) Die Absätze 2 und 3 gelten auch für den Vorstand von Vereinen und Stiftungen sowie für andere Vereins- und Stiftungsorgane.

Auswirkungen

Satz (1) bedeutet zunächst einmal Rechtssicherheit für alle Vorstandsmitglieder, wenn eine Wahl im Jahr 2020 gefordert war und nicht durchgeführt werden konnte. Alle Vorstandsmitglieder bleiben so lange im Amt, bis Nachfolger bestellt (gewählt) werden.

Abweichend von den bisherigen gesetzlichen Regelungen und den Vorgaben der Vereinssatzungen hat der Gesetzgeber in Satz (2) und (3) gleichzeitig die Beschlussfassungen der Mitgliederversammlung auf anderem Wege ermöglicht.

Was bedeutet das für die mögliche Durchführung von Alternativen zur klassischen Präsenz-Mitgliederversammlung?

Grundsätzlich sind nach der Regelung drei Möglichkeiten zur Durchführung gegeben:

· hybride MV (ein Teil vor Ort, ein Teil per virtueller Zuschaltung)

· virtuelle MV (keine Mitglieder außer der Versammlungsleitung vor Ort)

· Mitgliederversammlung ohne Teilnehmer mit der Möglichkeit der vorherigen schriftlichen Stimmabgabe

· schriftliches Beschlussverfahren

Möglichkeiten

Die ersten drei Verfahren beziehen sich auf Satz (2), die Möglichkeit des schriftlichen Beschlussverfahrens auf Satz (3).

Satz (2a) wird insbesondere für Vereine in Betracht kommen, deren Mitglieder aufgrund z.B. der Altersstruktur nicht in der Lage sind, sich an der elektronischen Kommunikation zu beteiligen oder bei denen auch die Vorstandsmitglieder nicht über die notwendigen Voraussetzungen verfügen.

Das schriftliche Beschlussverfahren wird für die meisten Vereine vermutlich nicht in Frage kommen. Auch wenn die Hürde der 100%-Rückmeldungen und Zustimmung aus § 32 Absatz 2 BGB abgemildert wurde, ist gefordert, dass mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimme (sowohl Zustimmung als auch Ablehnung oder Enthaltung) abgeben - auch die 50% der Rückmeldungen dürfte für die meisten Vereine kaum zu erreichen sein. Bekommt der Verein weniger Rückmeldungen, ist die Beschlussfassung nicht gültig.

So bleiben die Verfahren nach (2), nach der Mitgliederversammlungen auf unterschiedlichem Weg stattfinden können.

Für hybride oder rein virtuelle Mitgliederversammlungen mittels eines Konferenztools wie Zoom, BigBlueButton, MS-Teams oder anderen gilt: Es müssen alle Mitglieder die Möglichkeit haben, an der MV teilzunehmen, die Einladung erfolgt wie in der Satzung geregelt. Alle Mitglieder müssen gleich behandelt werden in Bezug auf Wortrecht, Wahlen etc. und es muss eine Zwei-Wege-Kommunikation ermöglicht sein - reine Videoübertragungen von Mitgliederversammlungen ohne Möglichkeit der direkten Beteiligung der Teilnehmer (Zuschauer) sind nicht erlaubt.

Bei einer virtuellen Mitgliederversammlung muss sichergestellt werden, dass nur Mitglieder Zugang zur virtuellen Mitgliederversammlung haben und nur stimmberechtigte Mitglieder an der Abstimmung teilnehmen. Über Zugangsregelungen (Warteraum vor der Teilnahme) sollte der erste Punkt gut zu regeln sein.

Mitgliederversammlung ohne Teilnehmer

Bei der Regelung nach (2) Nr. 2. findet die Mitgliederversammlung statt, ohne dass die Mitglieder vor Ort sind. Hierzu sendet der Vorstand zwar eine Einladung zur Mitgliederversammlung, gibt aber gleichzeitig bekannt, dass die persönliche Teilnahme nicht möglich ist und stellt alle Beschlüsse als Beschlussvorlage in Textform zur Verfügung. Die Mitglieder haben dann die Möglichkeit, ihre Stimme im Vorfeld der Veranstaltung schriftlich abgeben. Zur Durchführung Versammlung und dem Auszählen der Stimmen sollte zumindest der Vorstand, bzw. Teile des Vorstands an einem Ort zusammentreffen und die Veranstaltung auch genauso protokollieren wie eine Präsenzveranstaltung. Insbesondere das Auszählen der abgegebenen Stimmen und das Vorgehen insgesamt sollte aus der Dokumentation hervorgehen. Die Ergebnisse der Mitgliederversammlung werden dann allen Mitgliedern durch die Dokumentation zur Verfügung gestellt.

Der Aufwand für eine solche Sitzung ist nicht unerheblich, da alle Unterlagen allen Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden müssen und auch die Möglichkeit der Rückmeldung gegeben werden muss. Die Regelungen der Satzung z.B. zu Wahlen sind weiterhin einzuhalten. Sieht die Satzung beispielsweise die geheime Wahl der einzelnen Vorstandsmitglieder vor, müssen hier auch einzelne Wahlunterlagen (inklusive einem Extra-Umschlag pro zu vergebendes Amt) zur Verfügung gestellt werden.

Hier bietet es sich an, vor dem Versand der Einladung und Wahlunterlagen eine virtuelle Informationsveranstaltung durchzuführen. Dabei können alle Beschlüsse und Vorlagen sowie auch Wahlvorschläge besprochen werden ABER es werden keine Beschlüsse gefasst, wobei es möglich ist, ein - unverbindliches - Stimmungsbild bei den Teilnehmer:innen einzuholen. Das kann helfen, Unklarheiten zu beseitigen und die schriftlichen Beschlussvorlagen anzupassen. Auch zum Sammeln von Wahlvorschlägen für Vorstandswahlen bietet sich dies an. Die Wahlunterlagen können dann entsprechend vorbereitet und versandt werden. Auch die Informationsveranstaltung sollte dokumentiert werden.

ACHTUNG: Dies ist KEIN schriftliches Beschlussverfahren, so dass hier auch nicht die Notwendigkeit der Teilnahme von 50% der Mitglieder besteht. Hier gelten die Regelungen der Satzung.

Umgang mit ausgefallenen Veranstaltungen 2020

Ausgefallene Versammlungen aus 2020 können direkt nicht 2021 nachgeholt werden. Dennoch können auf der MV 2021 Beschlüsse auch für das Jahr 2020 gefasst werden, z.B. die Entlastung des Vorstands. Dabei sollte klar formuliert werden, dass die Entlastung für beide Jahre gilt. Es können auch zwei Beschlüsse gefasst werden.

An der Versammlung 2021 nehmen demnach auch nur die Mitglieder teil, die zum Zeitpunkt dieser Veranstaltung Mitglieder sind - bei einem Austritt im Jahr 2020 besteht demnach für die MV 2021 kein Teilnahme- und Stimmrecht mehr.

Konferenztools für MV und Vorstandsarbeit

Im Jahr 2020 lag ein großer Fokus auf dem Gebiet der Konferenztools. Zoom, Teams, Jitsi und andere tauchten plötzlich auch im Bewusstsein der breiten Bevölkerung auf und wurden im Zuge von Homeoffice und Homeschooling in Unternehmen, Schulen, Universitäten und auch privat häufiger eingesetzt als jemals zuvor. Doch welches dieser Tools eignet sich für eine digitale Mitgliederversammlung? Eine virtuelle Konferenz mit vielen Teilnehmer:innen stellt andere Anforderungen als die Zusammenarbeit eines kleineren Teams wie eines Vereinsvorstands. Bei allen Formen sollte die Sicherheit der Konferenz an erster Stelle stehen.

Konferenzen sollten per Passwort abgesichert werden, so dass ein 'zufälliges' Einloggen ohne Passwort nicht möglich ist, alternativ ist eine Einlasskontrolle, bei der alle Teilnehmer:innen zunächst in einem Warteraum landen und dann von der Leitung der Konferenz eingelassen werden. Die auf dem Markt erhältlichen Tools bieten eine der beiden Möglichkeiten an. Für kostenlos zu nutzende Tools ist diese Möglichkeit oft eingeschränkt. Wichtig ist, im Vorfeld zu überlegen, wie viele Teilnehmer:innen erwartet werden, die Teilnehmerzahl ist bei nahezu allen Anbietern - je nach Vertrag - begrenzt. Können Mitglieder aufgrund dieser Begrenzung nicht an der Veranstaltung teilnehmen, ist die Veranstaltung nicht ordnungsgemäß abgehalten.

Wahltools

Neben der schriftlichen Wahl gibt es auch die Möglichkeit ein elektronisches Wahltool im Rahmen einer virtuellen Mitgliederversammlung zu verwenden. Für diese Tools ist einerseits ein hohes Maß an Einarbeitung notwendig (gesprochen wird von rund zwei Tagen bei technisch versierten Menschen), zusätzlich stehen diese nicht kostenfrei zur Verfügung. Die Preise richten sich bei allen Tools in der Regel nach der Anzahl der Menschen, die an der Wahl teilnehmen, das kostet rund 2,50 bis 4 Euro pro TN.

Für kleinere Vereine sind solche Tools daher vermutlich eher nicht sinnvoll einzusetzen.

Auf Wunsch können wir eine Übersicht von Tools zur Verfügung stellen.

ACHTUNG: Die Umfragefunktionen, die einige Konferenztools bieten sind für Wahlen NICHT geeignet, es fehlt die Möglichkeit der Nachverfolgbarkeit und Dokumentation. Für ein Stimmungsbild z.B. bei den angesprochenen Informationsveranstaltungen können die Tools aber eingesetzt werden, es sollte darauf hingewiesen werden, dass diese Abstimmungen keine rechtliche Bindung haben.

Datenschutz

Sowohl bei der Vorstandsarbeit als auch bei der Mitgliederversammlung spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle. Auch Vereine und Organisationen sind an die Grundlagen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gebunden. Für alle verwendeten Online-Tools gilt daher auch, dass sie zwingend die Regelungen der DSGVO einhalten müssen. Für (häufig) ehrenamtlich Agierende ist das eher schwierig zu überprüfen. Als Verein sollte man sich aber an einen Anbieter wenden, der die entsprechenden Angaben zur DSGVO macht. Zusätzlich muss der Verein einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit dem entsprechenden Anbieter abschließen. Das geschieht je nach Anbieter automatisch beim Abschluss eines Abos oder muss gesondert abgeschlossen werden. Achtung, bei kostenlosen Angeboten ohne Anmeldung ist der Vertrag nicht enthalten. Hier gilt es, sich im Vorfeld zu informieren.

Empfehlungen

Gestalten Sie den gesamten Prozess so übersichtlich und transparent wie möglich.

Ordnen Sie unabhängig von der Durchführungsart der Mitgliederversammlung die einzelnen Beschlussvorlagen möglichst übersichtlich, z.B. indem Sie diese optisch deutlich trennen oder auf jeweils einzelne Blätter drucken. Das macht zwar zunächst viel Arbeit, erleichtert aber die Auszählung und Dokumentation und kann Diskussionen unter den Mitgliedern vorbeugen.

Heben Sie bei allen Beschlüssen/Wahlen hervor, welche Mehrheiten gelten, insbesondere wenn für unterschiedliche Bereiche verschiedene Mehrheitsverhältnisse gelten.

Überlegen Sie im Vorstand, ob die Satzung hinsichtlich der Möglichkeiten für andere Formen der Mitgliederversammlung angepasst werden kann. Einige Satzungen enthalten auch Regelungen für die Durchführung von Vorstandssitzungen, auch diese sollten auf den Prüfstand.

Disclaimer

Diese Zusammenstellung soll einen Überblick über die Möglichkeiten bei Mitgliederversammlungen für Vereine im Zuge der Corona-Sonderregelungen geben. Sie versteht sich nicht als juristische Beratung und ersetzt diese nicht.

Quellen:

Gesetzestext auf der Homepage des BMJV, Link öffnet sich in neuem Fenster

Informationen der BAG zu Corona und Selbsthilfearbeit, Link öffnet sich in neuem Fenster

Informationen auf Vereinsrecht.de, Link öffnet sich in neuem Fenster

Informationen der Deloitte-Stiftung, Link öffnet sich in neuem Fenster

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LAG Selbsthilfe von Menschen mit Behinderungen und chronischen Erkrankungen Rheinland-Pfalz e.V.

Kaiserstr.42

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Telefon 06131-336280

E-Mail: info@lag-sb-rlp.de

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